Handleiding

Deze handleiding is geschreven voor de beheerder van een nieuw bedrijf. Deel A doorloopt u één keer bij het inrichten; reken op een half uur. Deel B is het dagelijkse werk van de planner. Deel C is voor de bezorger — één scherm, op zijn telefoon.

Deel A — Uw omgeving inrichten

1. Inloggen

U heeft een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen. Die link is één uur geldig. Verlopen? Ga dan naar uw eigen adres en kies ‘wachtwoord vergeten’; u krijgt een nieuwe link.

Uw wachtwoord wijzigt u later via Wachtwoord in de menubalk. Wie een tijd niets doet wordt vanzelf uitgelogd; hoe lang dat duurt stelt u zelf in (zie 2).

2. Instellingen

Ga naar Beheer › Instellingen. Vijf blokken:

3. Voertuigen

Onder Beheer › Voertuigen voert u uw bussen in: een naam (zoals u ze op de zaak noemt), kenteken, soort, het laadvermogen in kilo's en het telefoonnummer dat in de bus ligt. Een voertuig dat een tijd niet kan rijden — onderhoud, schade — zet u buiten dienst van een datum tot en met een datum; het dashboard telt hem dan niet mee.

4. Feestdagen

Onder Beheer › Feestdagen staan de dagen waarop niet bezorgd wordt. Eén knop zet de standaard Nederlandse feestdagen van een jaar klaar; zet er zelf bij wat voor uw bedrijf geldt, zoals de bedrijfsvakantie. Op zo'n dag worden geen vaste ritten klaargezet, en wat er al klaarstond gaat weg zodra u de dag invoert, ook de klaargezette route van een vaste route die u niet had gewijzigd. Wat blijft: losse ritten en routes die u zelf maakte of aanpaste, want die heeft iemand met opzet gepland. Het dashboard zet er een vlag bij.

5. Medewerkers

Onder Beheer › Medewerkers staat wie er werkt en rijdt: naam, roepnaam, telefoon, e-mailadres en een rol. Het e-mailadres is tevens de inlognaam. Vier rollen:

Een wachtwoord voert u nooit in; dat kent alleen de medewerker zelf. Een nieuwe medewerker gaat naar het inlogadres, kiest ‘wachtwoord vergeten’, en krijgt een link om er een te maken. Iemand die vertrekt zet u op niet actief; dan kan hij niet meer inloggen en verdwijnt hij uit de keuzelijsten, maar de routes die hij reed blijven op zijn naam staan.

Wilt u fijner regelen wie wat mag dan deze vier rollen, lees dan deel D.

Beschikbaarheid

Onder Beschikbaarheid ziet wie plant in één raster wie er wanneer kan: een rij per medewerker, een kolom per dag en dagdeel (ochtend, middag, avond), onderaan per dagdeel het aantal. Standaard staat de komende week open — daarvoor zoekt u nog mensen — en met Vast patroon ziet u wat iedereen in het algemeen heeft opgegeven. Wie nog niets heeft ingevuld staat onderaan, geel, met een knop invullen: bij een bakker of bloemist logt lang niet elke bezorger zelf in, en dan vult u het na een gesprek voor hem in. Dezelfde knop staat achter elke medewerker onder Beheer › Medewerkers.

Het raster werkt door op twee plekken. Het dashboard telt per dag hoeveel mensen er kunnen en zet daar het signaal op; zolang niemand iets heeft ingevuld staat in die kolom een streepje en telt hij niet mee. Op de dagplanning staan bij het kiezen van een bezorger de mensen die die dag kunnen bovenaan, met hun dagdelen erbij; wie niet kan staat er nog wel, want u mag altijd iemand bellen. En de vaste bezorger van een vaste route komt alleen vanzelf op de klaargezette route als hij volgens dit raster kan (zie deel B).

6. Klanten

Klanten zijn de adressen waar u bezorgt. Per klant: naam of bedrijfsnaam, adres, telefoon en e-mail, een contactpersoon, en vooral de afleverinstructie — “achterom”, “niet aanbellen”, “sleutel bij de buren”. Die instructie ziet de bezorger bij elke stop op zijn telefoon, dus wat u hier invult hoeft u niet meer door te bellen. Zet er alleen in wat de bezorger nodig heeft om af te leveren: geen medische gegevens, ook geen dieet.

Zoeken kan op naam, bedrijf, plaats en adres. Het afleveradres van een rit komt uit de klant, dus houd het hier bij: een verhuizing verwerkt u op de klant, niet op de ritten.

Klanten importeren uit Excel

Heeft u uw klanten al in een lijst, sla die in Excel dan op als CSV (Bestand › Opslaan als › CSV) en kies in Klanten de knop Importeren uit Excel (CSV). De eerste regel moet de kolomnamen bevatten; die worden herkend, in welke volgorde ook: voornaam, tussenvoegsel, achternaam (of naam), bedrijf, straat of adres, huisnummer, toevoeging, postcode, plaats, telefoon, mobiel, e-mail, afleverinstructie, contactpersoon. Andere kolommen worden overgeslagen. Een voorbeeldbestand staat op die pagina.

Eerst ziet u per regel wat er gebeurt: nieuw, bestaat al (zelfde naam en adres; die wordt overgeslagen, niet overschreven), dubbel in bestand of zonder naam. Pas na Importeer wordt er iets opgeslagen. Vaste ritten maakt de import niet; die zet u daarna onder Vaste ritten.

Een klant tijdelijk afmelden

Ligt een klant in het ziekenhuis, logeert hij bij familie of is hij op vakantie, open dan de klant en vul onder Tijdelijk afmelden de eerste en de laatste dag in, met een reden als u wilt. Zijn vaste ritten blijven gewoon bestaan; alleen op die dagen wordt er niets voor hem klaargezet, en wat al klaarstond (ook in een route) gaat meteen weg. Wat al onderweg of afgeleverd is blijft staan, net als een losse rit: daar wijst de melding u op, zodat u hem op de dagplanning zelf kunt weghalen. In de klantenlijst staat bij hem afgemeld t/m of afgemeld vanaf.

Is hij eerder terug, haal de afmelding dan weg met weghalen: de ritten van de resterende dagen worden weer klaargezet en komen terug in de route van die dag.

Maaltijdbezorging en andere rondes met vrijwilligers

Brengt uw stichting of welzijnsorganisatie warme maaltijden rond met vrijwilligers, dan werkt alles hierboven hetzelfde. Kwam u binnen via de pagina over maaltijdbezorging of over vaste rondes met vrijwilligers, dan staan de woorden al op cliënt en vrijwilliger. Zo richt u het in voor maaltijden:

1. Instellingen: het depot is de plek waar de maaltijden worden opgehaald (de keuken of het uitgiftepunt). Controleer de Woorden.
2. Voertuigen: één voertuig ‘Eigen auto’ is genoeg (zie de tip bij 3).
3. Medewerkers: de coördinator als planner of beheerder, de vrijwilligers met de rol die bij het rijden hoort. Laat ze hun vakantie invullen, of vul die voor ze in.
4. Cliënten: met de afleverinstructie (‘twee keer bellen’, ‘sleutel bij de buren’). Geen dieet of medische gegevens: die blijven bij uw maaltijdleverancier.
5. Vaste routes (deel B): per route de dagen, de vertrektijd (bijvoorbeeld 11:30) en de vaste vrijwilliger; per cliënt een vaste rit met het tijdvak (11:30–13:00), wat er mee moet (‘2 maaltijden’) en de plek in de route.
6. Daarna staan de routes elke dag klaar. Ligt een cliënt in het ziekenhuis, dan meldt u hem tijdelijk af.

Bestellingen, dieetlijsten, de keukenlijst en de rekening aan cliënten doet BezorgRit niet; die blijven bij uw maaltijdleverancier of in uw eigen administratie.

Voedselbank, boek aan huis, boodschappendienst: dezelfde opzet. Een vaste ophaalronde langs winkels is een vaste route met elke winkel als adres (bij Klanten, of het woord dat u koos) en een vaste rit per winkel op de juiste dag; de pakketten voor wie niet zelf kan komen zijn vaste ritten aan huis. De intake, toekenning en voorraad van een voedselbank houdt u bij waar u dat nu doet.

Deel B — De dagelijkse planning

Dit deel is voor de planner. Het meeste werk zit in het opzetten van de vaste routes; daarna is de dagplanning vooral kijken of alles klopt en de losse ritten erbij hangen.

De levensloop van een rit

Een rit is één bezorging bij één klant, op een datum, met een tijdvak en een omschrijving van wat er mee moet. Een route is een verzameling ritten in de gereden volgorde, op een datum, met een voertuig en een bezorger. Elke rit doorloopt dezelfde standen:

Vaste ritten en vaste routes

Dit zijn de sjablonen waar elke dag mee begint, onder Vaste ritten.

• Een vaste route is uw terugkerende ronde — de broodronde van maandag, woensdag en vrijdag. U geeft hem een naam, de weekdagen, een vertrektijd en desgewenst een voorkeursvoertuig en een voorkeursbezorger.
• Een vaste rit is een klant die op vaste dagen bezorgd wordt: de klant, de weekdagen, het tijdvak, wat er mee moet, en in welke vaste route hij zit op welke plek (het volgnummer).

U voert dit één keer in. BezorgRit zet de ritten daarna zelf klaar, zoveel dagen vooruit als in de instellingen staat, telkens wanneer iemand het dashboard, de dagplanning of Mijn route opent. Wilt u het nu zien gebeuren, dan is er de knop Ritten nu bijvullen. Er ontstaat nooit iets dubbel: wat er al staat, wordt overgeslagen.

Een vaste rit die stopt zet u stil met de knop stop. Wat al voor de komende dagen was klaargezet blijft staan; haal die ritten desgewenst op de dagplanning uit hun route.

De routes van de komende twee weken staan al klaar

Voor elke vaste route zet BezorgRit ook de route van de dag klaar, twee weken vooruit: met de naam, de vertrektijd en de voorkeursbus van de vaste route, en de ritten erin op hun volgnummer. Op een feestdag komt er geen route.

• De voorkeursbezorger komt op de route als hij volgens zijn beschikbaarheid kan in het dagdeel van de vertrektijd. Kan hij niet, dan blijft de route zonder bezorger staan: het dashboard meldt het en op de dagplanning staat nog geen bezorger. Wie niets invulde, telt als beschikbaar.
• Zolang u een klaargezette route niet wijzigt, volgt hij de vaste route en de beschikbaarheid: zegt de bezorger volgende week af, dan gaat hij er vanzelf af. Voor vandaag wordt een bezorger nooit meer weggehaald, alleen een lege plek nog gevuld.
• Kiest u op de dagplanning zelf een bezorger, dan is de route van u: BezorgRit laat bezorger en bus daarna staan en zet er alleen nog nieuwe ritten van de vaste route bij.
• Gooit u een klaargezette route weg, dan komt hij niet terug; de ritten van die dag staan dan bij Ongepland.

De dagplanning

Dagplanning is het scherm van de dag. Kies bovenaan de datum. Links staan de routes van die dag, elk met voertuig, bezorger, vertrektijd en de stops in volgorde; rechts wat er nog ongepland is en het formulier voor een losse rit.

Een route aanmaken

De routes van uw vaste rondes staan er al (zie hierboven). Voor een extra ronde: bij Nieuwe route een naam, een voertuig, een bezorger en de vertrektijd.

Een bezorger op een route zetten

Bij elke route staat een keuzelijst Bezorger (of het woord dat u koos), met wie er die dag kan bovenaan. Kies en klik op Opslaan; met — maakt u de plek weer leeg. Daarmee is de route van u: BezorgRit verandert bezorger en bus niet meer.

Een rit inplannen

Bij elke ongeplande rit kiest u de route en een volgnummer en klikt u op plan. Het volgnummer is de plek in de ronde: 1 is de eerste stop na het depot. De knop eruit achter een stop haalt hem weer uit de route; hij staat dan terug bij ongepland. Alles blijft met de hand verschuifbaar.

Een losse rit

Voor een eenmalige bezorging: de klant, het tijdvak en een omschrijving. Het afleveradres komt uit de klant. De rit verschijnt bij ongepland; plan hem daarna in een route.

Een route verwijderen

Haalt de route weg, niet de ritten: die gaan terug naar ongepland.

Het dashboard

Dashboard toont bovenaan de tellingen — klanten, medewerkers, voertuigen, ritten, vaste ritten en vaste routes — en daaronder de komende twee weken: per dag hoeveel ritten er staan, hoeveel daarvan nog ongepland zijn (klik op het getal en u staat op de dagplanning van die dag), hoeveel routes er al zijn, en hoeveel medewerkers en voertuigen er die dag inzetbaar zijn. Een voertuig dat buiten dienst staat telt niet mee.

De kolom signaal zegt in één woord of het klopt: gedekt, te weinig capaciteit (er staan ritten maar geen mensen of voertuigen om ze te rijden) of mensen zonder werk (wel mensen, geen ritten). Allebei zijn een reden om vooruit te kijken: bijplannen en verplaatsen kan nu nog.

Staat er in de komende twee weken een klaargezette route zonder bezorger — omdat de vaste bezorger die dag niet kan — dan staat daar bovenaan een rode melding met een link naar de dagplanning.

Deel C — Onderweg: de bezorger

Dit deel kunt u aan uw bezorgers geven. Zij hebben één scherm, op hun eigen telefoon, in de browser; er hoeft niets geïnstalleerd te worden.

Mijn route

Na het inloggen op uwbedrijf.bezorgrit.nl kiest u Mijn route. U ziet de route die vandaag op uw naam staat: het voertuig, de vertrektijd en de stops in volgorde. Per stop staat de klant, het adres, het tijdvak, wat er mee moet en de afleverinstructie van kantoor.

• Navigeer opent het adres in uw navigatie-app.
• Afgeleverd vinkt de stop af. Hij wordt grijs en kantoor ziet het meteen.
• Niet thuis: typ eerst wat u heeft gedaan — bij de buren afgegeven, teruggenomen — en tik dan op de knop. Ook dat staat direct bij de rit op kantoor.

Staat er “geen route op uw naam”, dan staat u vandaag op geen enkele route. Bent u de vaste bezorger van een route, dan komt dat meestal doordat u voor vandaag hebt opgegeven dat u niet kunt; bel kantoor als dat niet klopt. Er wordt niets via GPS gevolgd: wat kantoor ziet, zijn uw eigen tikken.

Mijn beschikbaarheid

Onder Beschikbaarheid geeft u door wanneer u kunt bezorgen. Links het vaste patroon: vink per dag aan of u 's ochtends, 's middags of 's avonds kunt, en sla op; dat geldt dan elke week. Rechts een specifieke week: blader naar de week, verander wat anders is dan normaal en sla op — dat geldt alleen voor die week, en met Afwijking wissen geldt het patroon weer. Onderaan zet u een vakantie in één keer op niet-beschikbaar, van week tot en met week.

Kantoor ziet het meteen: op het dashboard in de telling per dag, en bij het maken van een route staat u bovenaan de lijst op de dagen dat u kunt. Bent u de vaste bezorger van een route, dan bepaalt dit ook of u er vanzelf op komt: zet u een dag op niet-beschikbaar, dan gaat u er voor die dag af en ziet kantoor dat de route iemand nodig heeft. Niets ingevuld betekent “onbekend”, niet “kan niet” — maar de planner belt eerder wie wél heeft ingevuld.

Deel D — Wie mag wat

De vier rollen uit deel A bepalen wat iemand in het menu ziet:

Past een rol net niet — een planner die ook voertuigen buiten dienst mag zetten, een bezorger die klanten mag opzoeken — dan maakt u onder Beheer › Functies een functie: een naam met een bundel rechten. Die kent u toe via Beheer › Medewerkers, achter de medewerker. Daar kunt u er ook een los recht bij zetten voor een uitzondering.

Deel E — Abonnement, e-mail, privacy en hulp

Uw abonnement

De eerste maand is gratis en stopt vanzelf. Ruim voor het einde krijgt u een e-mail met één knop: klikt u erop, dan gaat het abonnement in en volgt de eerste factuur. Doet u niets, dan sluit uw omgeving op die datum en worden uw gegevens veertien dagen later verwijderd; opzeggen hoeft niet.

Het abonnement telt voertuigen en verder niets — of, als u via de pagina over maaltijdbezorging of vaste rondes met vrijwilligers binnenkwam, het aantal routes per dag. Alle functies zitten in elke staffel, met onbeperkt medewerkers en klanten. Loopt de licentie af, dan stopt de toegang tot de planning maar blijven uw gegevens bewaard; zodra hij is verlengd werkt alles direct weer.

E-mail en testmodus

De mailinstellingen (afzendernaam, antwoordadres, contactregel) gelden voor post die BezorgRit namens uw bedrijf verstuurt. Op dit moment stuurt BezorgRit geen post aan uw klanten: de bezorging loopt via het scherm van de bezorger en de dagplanning, niet via mail. Wat u wél per mail krijgt, komt van BezorgRit zelf: de welkomstmail, de wachtwoordlink en de berichten over uw abonnement.

Met de testmodus aan gaat élke mail naar het testadres in plaats van naar de ontvanger. Handig zolang u aan het inrichten bent.

Privacy

Uw bedrijf heeft een eigen, afgeschermde database; andere bedrijven kunnen uw klanten en routes niet zien. De gegevens die u invoert zijn van u: u bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker en kijken er alleen in op uw verzoek. Van uw bezorgers wordt geen positie bijgehouden; wat kantoor ziet zijn hun eigen tikken. Geef medewerkers de rol die bij hun taak past en zet wie vertrekt op niet actief.

Hulp nodig?

Kijk eerst in deze handleiding en probeer het in uw eigen omgeving — u kunt weinig kapotmaken: een rit die verkeerd staat haalt u zo weer uit een route, en een route verwijderen gooit geen ritten weg. Komt u er niet uit, mail dan naar support@workbaseonline.nl. Vermeld daarbij uw bedrijf en, als het kan, het scherm waar het misgaat.