Handleiding

Deze handleiding is geschreven voor de beheerder van een nieuw bedrijf. Deel A doorloopt u één keer bij het inrichten; reken op een half uur. Deel B is het dagelijkse werk van de planner. Deel C is voor de bezorger — één scherm, op zijn telefoon.

Deel A — Uw omgeving inrichten

1. Inloggen

U heeft een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen. Die link is één uur geldig. Verlopen? Ga dan naar uw eigen adres en kies ‘wachtwoord vergeten’; u krijgt een nieuwe link.

Uw wachtwoord wijzigt u later via Wachtwoord in de menubalk. Wie een tijd niets doet wordt vanzelf uitgelogd; hoe lang dat duurt stelt u zelf in (zie 2).

2. Instellingen

Ga naar Beheer › Instellingen. Vier blokken:

3. Voertuigen

Onder Beheer › Voertuigen voert u uw bussen in: een naam (zoals u ze op de zaak noemt), kenteken, soort, het laadvermogen in kilo's en het telefoonnummer dat in de bus ligt. Een voertuig dat een tijd niet kan rijden — onderhoud, schade — zet u buiten dienst van een datum tot en met een datum; het dashboard telt hem dan niet mee.

4. Feestdagen

Onder Beheer › Feestdagen staan de dagen waarop niet bezorgd wordt. Eén knop zet de standaard Nederlandse feestdagen van een jaar klaar; zet er zelf bij wat voor uw bedrijf geldt, zoals de bedrijfsvakantie. Op zo'n dag worden geen vaste ritten klaargezet, en wat er al klaarstond gaat weg zodra u de dag invoert — behalve ritten die al in een route zitten of los zijn ingevoerd, want die heeft iemand met opzet gepland. Het dashboard zet er een vlag bij.

5. Medewerkers

Onder Beheer › Medewerkers staat wie er werkt en rijdt: naam, roepnaam, telefoon, e-mailadres en een rol. Het e-mailadres is tevens de inlognaam. Vier rollen:

Een wachtwoord voert u nooit in; dat kent alleen de medewerker zelf. Een nieuwe medewerker gaat naar het inlogadres, kiest ‘wachtwoord vergeten’, en krijgt een link om er een te maken. Iemand die vertrekt zet u op niet actief; dan kan hij niet meer inloggen en verdwijnt hij uit de keuzelijsten, maar de routes die hij reed blijven op zijn naam staan.

Wilt u fijner regelen wie wat mag dan deze vier rollen, lees dan deel D.

6. Klanten

Klanten zijn de adressen waar u bezorgt. Per klant: naam of bedrijfsnaam, adres, telefoon en e-mail, een contactpersoon, en vooral de afleverinstructie — “achterom”, “niet aanbellen”, “sleutel bij de buren”. Die instructie ziet de bezorger bij elke stop op zijn telefoon, dus wat u hier invult hoeft u niet meer door te bellen.

Zoeken kan op naam, bedrijf, plaats en adres. Het afleveradres van een rit komt uit de klant, dus houd het hier bij: een verhuizing verwerkt u op de klant, niet op de ritten.

Deel B — De dagelijkse planning

Dit deel is voor de planner. Het meeste werk zit in het opzetten van de vaste routes; daarna is de dagplanning vooral kijken of alles klopt en de losse ritten erbij hangen.

De levensloop van een rit

Een rit is één bezorging bij één klant, op een datum, met een tijdvak en een omschrijving van wat er mee moet. Een route is een verzameling ritten in de gereden volgorde, op een datum, met een voertuig en een bezorger. Elke rit doorloopt dezelfde standen:

Vaste ritten en vaste routes

Dit zijn de sjablonen waar elke dag mee begint, onder Vaste ritten.

• Een vaste route is uw terugkerende ronde — de broodronde van maandag, woensdag en vrijdag. U geeft hem een naam, de weekdagen, een vertrektijd en desgewenst een voorkeursvoertuig en een voorkeursbezorger.
• Een vaste rit is een klant die op vaste dagen bezorgd wordt: de klant, de weekdagen, het tijdvak, wat er mee moet, en in welke vaste route hij zit op welke plek (het volgnummer).

U voert dit één keer in. BezorgRit zet de ritten daarna zelf klaar, zoveel dagen vooruit als in de instellingen staat, telkens wanneer iemand de dagplanning opent. Wilt u het nu zien gebeuren, dan is er de knop Ritten nu bijvullen. Er ontstaat nooit iets dubbel: wat er al staat, wordt overgeslagen.

Een vaste rit die stopt zet u stil met de knop stop. Wat al voor de komende dagen was klaargezet blijft staan; haal die ritten desgewenst op de dagplanning uit hun route.

De dagplanning

Dagplanning is het scherm van de dag. Kies bovenaan de datum. Links staan de routes van die dag, elk met voertuig, bezorger, vertrektijd en de stops in volgorde; rechts wat er nog ongepland is en het formulier voor een losse rit.

Een route aanmaken

Bij Nieuwe route: een naam, een voertuig, een bezorger en de vertrektijd. Neem voor een vaste ronde de naam van de vaste route over; dan is op het scherm van de bezorger meteen duidelijk welke ronde hij rijdt.

Een rit inplannen

Bij elke ongeplande rit kiest u de route en een volgnummer en klikt u op plan. Het volgnummer is de plek in de ronde: 1 is de eerste stop na het depot. De knop eruit achter een stop haalt hem weer uit de route; hij staat dan terug bij ongepland. Alles blijft met de hand verschuifbaar.

Een losse rit

Voor een eenmalige bezorging: de klant, het tijdvak en een omschrijving. Het afleveradres komt uit de klant. De rit verschijnt bij ongepland; plan hem daarna in een route.

Een route verwijderen

Haalt de route weg, niet de ritten: die gaan terug naar ongepland.

Het dashboard

Dashboard toont bovenaan de tellingen — klanten, medewerkers, voertuigen, ritten, vaste ritten en vaste routes — en daaronder de komende twee weken: per dag hoeveel ritten er staan, hoeveel daarvan nog ongepland zijn (klik op het getal en u staat op de dagplanning van die dag), hoeveel routes er al zijn, en hoeveel medewerkers en voertuigen er die dag inzetbaar zijn. Een voertuig dat buiten dienst staat telt niet mee.

De kolom signaal zegt in één woord of het klopt: gedekt, te weinig capaciteit (er staan ritten maar geen mensen of voertuigen om ze te rijden) of mensen zonder werk (wel mensen, geen ritten). Allebei zijn een reden om vooruit te kijken: bijplannen en verplaatsen kan nu nog.

Deel C — Onderweg: de bezorger

Dit deel kunt u aan uw bezorgers geven. Zij hebben één scherm, op hun eigen telefoon, in de browser; er hoeft niets geïnstalleerd te worden.

Mijn route

Na het inloggen op uwbedrijf.bezorgrit.nl kiest u Mijn route. U ziet de route die vandaag op uw naam staat: het voertuig, de vertrektijd en de stops in volgorde. Per stop staat de klant, het adres, het tijdvak, wat er mee moet en de afleverinstructie van kantoor.

• Navigeer opent het adres in uw navigatie-app.
• Afgeleverd vinkt de stop af. Hij wordt grijs en kantoor ziet het meteen.
• Niet thuis: typ eerst wat u heeft gedaan — bij de buren afgegeven, teruggenomen — en tik dan op de knop. Ook dat staat direct bij de rit op kantoor.

Staat er “geen route op uw naam”, dan heeft de planner u vandaag niet aan een route gehangen; bel kantoor. Er wordt niets via GPS gevolgd: wat kantoor ziet, zijn uw eigen tikken.

Deel D — Wie mag wat

De vier rollen uit deel A bepalen wat iemand in het menu ziet:

Past een rol net niet — een planner die ook voertuigen buiten dienst mag zetten, een bezorger die klanten mag opzoeken — dan maakt u onder Beheer › Functies een functie: een naam met een bundel rechten. Die kent u toe via Beheer › Medewerkers, achter de medewerker. Daar kunt u er ook een los recht bij zetten voor een uitzondering.

Deel E — Abonnement, e-mail, privacy en hulp

Uw abonnement

De eerste maand is gratis en stopt vanzelf. Ruim voor het einde krijgt u een e-mail met één knop: klikt u erop, dan gaat het abonnement in en volgt de eerste factuur. Doet u niets, dan sluit uw omgeving op die datum en worden uw gegevens veertien dagen later verwijderd; opzeggen hoeft niet.

Het abonnement telt voertuigen en verder niets: alle functies zitten in elke staffel, met onbeperkt medewerkers en klanten. Loopt de licentie af, dan stopt de toegang tot de planning maar blijven uw gegevens bewaard; zodra hij is verlengd werkt alles direct weer.

E-mail en testmodus

De mailinstellingen (afzendernaam, antwoordadres, contactregel) gelden voor post die BezorgRit namens uw bedrijf verstuurt. Op dit moment stuurt BezorgRit geen post aan uw klanten: de bezorging loopt via het scherm van de bezorger en de dagplanning, niet via mail. Wat u wél per mail krijgt, komt van BezorgRit zelf: de welkomstmail, de wachtwoordlink en de berichten over uw abonnement.

Met de testmodus aan gaat élke mail naar het testadres in plaats van naar de ontvanger. Handig zolang u aan het inrichten bent.

Privacy

Uw bedrijf heeft een eigen, afgeschermde database; andere bedrijven kunnen uw klanten en routes niet zien. De gegevens die u invoert zijn van u: u bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker en kijken er alleen in op uw verzoek. Van uw bezorgers wordt geen positie bijgehouden; wat kantoor ziet zijn hun eigen tikken. Geef medewerkers de rol die bij hun taak past en zet wie vertrekt op niet actief.

Hulp nodig?

Kijk eerst in deze handleiding en probeer het in uw eigen omgeving — u kunt weinig kapotmaken: een rit die verkeerd staat haalt u zo weer uit een route, en een route verwijderen gooit geen ritten weg. Komt u er niet uit, mail dan naar support@workbaseonline.nl. Vermeld daarbij uw bedrijf en, als het kan, het scherm waar het misgaat.